Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 15 oktober 2026
Vereniging Verloskundige Zorggroep Haaglanden (hierna: VZH) vindt een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens belangrijk. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij via onze website, ons contactformulier en onze beveiligde agenda- en documentomgeving verwerken.
1. Wie is verantwoordelijk?
Verloskundige Zorggroep Haaglanden
President Kennedylaan 15
2517 JK 's Gravenhage
KvK-nummer: 27340129
E-mail: contact@vzhaaglanden.nl
Website: https://vzhaaglanden.nl
Voor vragen over privacy of voor het uitoefenen van uw privacyrechten kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Website en technisch beheer
Wanneer u de website bezoekt, kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals uw IP-adres, browsertype, apparaat- en sessiegegevens, bezochte pagina, tijdstip en informatie over fouten of beveiligingsgebeurtenissen. Wij gebruiken deze gegevens om de website beschikbaar en veilig te houden en technische problemen op te lossen.
Contactformulier en correspondentie
Wanneer u contact met ons opneemt, verwerken wij uw naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, de inhoud van uw bericht en de gegevens die nodig zijn om uw verzoek te behandelen. Het contactformulier is niet bedoeld voor patiëntendossiers of uitgebreide medische informatie. Stuur daarom geen medische gegevens mee tenzij wij daar uitdrukkelijk om vragen en een passend beveiligd kanaal aanbieden.
Beveiligde agenda- en documentomgeving
Voor bevoegde gebruikers van de agendaomgeving kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
- naam, e-mailadres, organisatie en gebruikersrol;
- gehashte wachtwoordgegevens, sessiegegevens en tijdelijke inlogtokens;
- IP-adres en browsergegevens bij het aanvragen van een inloglink;
- inlog- en activiteitenregistraties voor beveiliging en controle;
- gegevens over vergaderingen, locaties en de gebruiker die informatie heeft toegevoegd;
- persoonsgegevens die voorkomen in geüploade vergaderstukken of algemene documenten.
De agendaomgeving is bedoeld voor organisatorische documenten van VZH. Gebruikers mogen daarin geen patiëntendossiers uploaden.
3. Waarom en op welke grondslag verwerken wij gegevens?
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Beantwoorden van vragen en onderhouden van contact | Uitvoering van een verzoek of overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij goede communicatie |
| Beheren van leden, gebruikers en toegangsrechten | Uitvoering van afspraken met leden en betrokken organisaties en ons gerechtvaardigd belang bij een veilige samenwerking |
| Organiseren en vastleggen van vergaderingen en delen van documenten | Uitvoering van de verenigingsactiviteiten, overeenkomsten en waar van toepassing wettelijke verplichtingen |
| Beveiliging, fraudepreventie, foutonderzoek en logging | Ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare en veilige website |
| Voldoen aan administratie-, fiscale en andere wettelijke plichten | Wettelijke verplichting |
| Gebruik van optionele cookies of vergelijkbare technieken | Uw toestemming |
4. Bijzondere persoonsgegevens en kinderen
VZH is actief binnen de geboortezorg, maar deze website en de agendaomgeving zijn niet bedoeld als patiëntportaal. Wij vragen bezoekers niet om medische gegevens via het openbare contactformulier te verstrekken. Als bijzondere persoonsgegevens onbedoeld worden ontvangen, beperken wij de toegang en verwijderen wij deze wanneer bewaring niet noodzakelijk is.
De openbare website is niet gericht op het verzamelen van persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar. Denkt u dat wij zonder geldige reden gegevens van een minderjarige hebben ontvangen? Neem dan contact met ons op.
5. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor onze activiteiten of wanneer de wet dit verplicht. Afhankelijk van de verwerking kunnen gegevens worden verwerkt door:
- onze hosting-, e-mail- en back-upleveranciers;
- Surlinio B.V. voor technisch websitebeheer en EasyCookie;
- bevoegde medewerkers, bestuursleden, leden en samenwerkingspartners van VZH;
- professionele adviseurs of overheidsinstanties wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is.
Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken maken wij waar nodig schriftelijke afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige technische leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Als dat gebeurt, zorgen wij voor een geldige doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.
7. Hoe lang bewaren wij gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Als geen specifieke wettelijke termijn geldt, hanteren wij de volgende uitgangspunten:
- contactberichten: maximaal twee jaar na het laatste inhoudelijke contact;
- gebruikersaccounts: zolang toegang nodig is en daarna maximaal twee jaar, tenzij eerdere verwijdering mogelijk is;
- tijdelijke inloglinks: maximaal 15 minuten bruikbaar; verlopen en gebruikte tokens worden bij technische opschoning verwijderd;
- beveiligings- en activiteitenlogs: in beginsel maximaal twee jaar;
- vergaderstukken en verenigingsdocumenten: zolang nodig voor de verenigingsactiviteiten en toepasselijke wettelijke of archiefverplichtingen;
- financiële en administratieve gegevens: zolang de toepasselijke wettelijke bewaarplicht geldt;
- cookievoorkeuren: maximaal zes maanden, zoals nader beschreven in ons cookiebeleid.
8. Cookies en externe diensten
Wij gebruiken EasyCookie om uw voorkeuren vast te leggen. Op dit moment zijn geen statistiek- of advertentiediensten geactiveerd. Noodzakelijke sessiegegevens blijven nodig voor de werking en beveiliging van de website en agendaomgeving. Meer informatie en de actuele lijst vindt u in ons cookiebeleid.
9. Uw privacyrechten
U kunt ons verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw persoonsgegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en een eerder gegeven toestemming intrekken.
Stuur uw verzoek naar contact@vzhaaglanden.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als wij uw identiteit moeten controleren, vragen wij alleen om informatie die daarvoor in de betreffende situatie noodzakelijk is. Stuur niet uit eigen beweging een volledige kopie van uw identiteitsbewijs mee.
U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Voorbeelden zijn toegangsbeperking, beveiligde verbindingen, sessiebeveiliging, versleutelde wachtwoorden, logging en gecontroleerde documenttoegang. Geen enkel systeem is volledig zonder risico. Meld vermoedens van misbruik of een beveiligingsincident daarom zo snel mogelijk via contact@vzhaaglanden.nl.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze website, werkwijze of wetgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.